ISABELLE BÉCHARD & YASSINE BENTALEB

En ce mois de février, qui marquera le déploiement de nouveaux profils dans le volet Planification de la plateforme AGIR, nous avons eu la chance de nous entretenir avec deux personnes au centre de ce déploiement. Il s’agit de la Chargée de projet - Grand Projet et du Chef de section, projets TI, soit Isabelle Béchard et Yassine Bentaleb, respectivement au Service des infrastructures et du réseau routier (SIRR), et au Service des technologies de l’information (STI).

Au moment de l’arrivée d’Isabelle sur le projet AGIR, en 2017, celui-ci en était encore à ses balbutiements. À ce moment, les ressources sur le projet étaient très limitées en quantité, et Isabelle a milité pour obtenir de l’aide et faire d’AGIR une priorité pour l’équipe TI.

Avant l'arrivée de Yassine, AGIR a connu d’autres chargés de projet TI qui ont été parfois découragés par l'absence de ressources, mais qui ont tous contribué au projet à leur façon. C’est alors en 2020 que l’équipe TI, forte de son expérience dans le développement de la plateforme de gestion des permis animaliers, a rejoint le projet AGIR, avec Yassine comme chargé de projet TI.

Le lancement du projet

Comme première étape du projet, Yassine avait pour mission de créer un formulaire électronique pour les demandes de permis d’occupation temporaire du domaine public. En bref, on voulait simplifier l’émission des permis pour les arrondissements, qui se faisait alors dans DETOUR, ancêtre du volet Permis d’AGIR.

Un des multiples rôles d’Isabelle a été de prioriser. Quel volet allait-on livrer en premier ? Il fallait définir les priorités du projet selon celles de l’organisation, en gardant la vision globale et l’objectif ultime d'interrelier tous les volets entre eux, pour que le tout devienne plus grand que la somme de ses parties.

Quand est venu le moment d’évaluer des fournisseurs potentiels pour l’application, vers la fin de l’année 2018, il y avait moratoire sur les appels d’offres TI à la Ville. Les options à l’interne ont alors été explorées, et vite on a réalisé que l’équipe TI avait l’expertise requise pour développer AGIR. Le projet prenait forme.

Bâtir la relation

Quand on a demandé à Isabelle et Yassine comment s’était déroulé le début de leur collaboration, on a pu voir se dessiner deux sourires rieurs. « Disons qu’au début il y a eu beaucoup de négociations entre Isabelle et moi pour définir la portée du projet », a dit Yassine en riant. « Au final on s’est entendus pour une approche par étapes, avec un produit de base (MVP), suivi d’améliorations constantes, l’objectif étant de livrer de la valeur ajoutée le plus rapidement possible pour nos usagers. » Autrement dit, Yassine a permis de concrétiser la méthodologie agile dans le projet AGIR.

Les deux chargés de projet se sont adaptés à leurs méthodes de travail respectives. Ils ont appris à se faire confiance mutuellement, et à trouver le juste équilibre dans les rôles et responsabilités. Mais c’est vraiment quand ont commencé les premières démonstrations de l’application, qu’Isabelle a été convaincue : enfin du concret pour le volet Permis, après toutes ces années !

Des défis de toutes sortes

De la gestion des attentes, en passant par le déploiement du volet Permis juste avant la saison haute, jusqu’à la gestion des priorités, les défis ont été de toutes sortes pour nos deux chargés de projet.

« Les utilisateurs ont tendance à penser qu’il est facile pour les TI de s’adapter à une demande additionnelle de dernière minute, alors qu’il y a souvent plusieurs éléments à considérer, dont les utilisateurs ne sont pas nécessairement au courant. Malgré tout, on s’est ajusté en cours de route et on a bien démontré notre capacité à s’adapter. », a souligné Yassine. « Tout est faisable, mais ça a un impact sur l’échéancier et le budget ». Dans le contexte où le volet Permis était déployé à la fin mars, juste avant la haute saison d’émission de permis, Isabelle et Laetitia Chin, pilote du volet Permis, ont dû faire des choix et prioriser selon le niveau de nécessité. C’est d’ailleurs grâce au travail colossal de Laetitia et à sa compréhension des besoins des arrondissements qu’Isabelle a été en mesure de faire des choix éclairés. De son côté, l’équipe TI a travaillé très fort pour optimiser la stabilité de la plateforme et prévenir le maximum de bugs, en vue du déploiement.

Pour Isabelle, les plus grands défis sont d’une part la grande différence entre les volets déployés à présent et ceux à venir, et puis l’ampleur des parties prenantes à considérer. En effet, dans le cas du volet Permis, il s’agissait de répliquer un même processus dans 19 arrondissements, alors que pour le volet Planification, chaque équipe est chargée d’une partie du processus, et doit donc s’approprier des éléments bien distincts. C’est donc une approche assez différente qu’il a fallu avoir pour les deux volets.

En ce qui concerne l’ampleur des parties prenantes à considérer, Isabelle souligne le défi de transversalité du projet, en particulier en ce qui a trait au volet Planification. « Ça implique énormément de gens, des requérants aux experts exécutants, en passant par l’équipe de coordonnateurs de la planification. On touche à de multiples processus d’affaires, qu’on doit arrimer avec l’arrivée de la nouvelle plateforme. » On peut donc dire que le défi de la transversalité est aussi une grande force du projet.

Au final, Isabelle et Yassine ont réussi à développer une belle symbiose, de sorte qu’ils peuvent affirmer qu’avec la maturité de l’équipe en place, et en l’absence d’enjeux majeurs, ils pourront maintenir la cadence actuelle d’un déploiement majeur chaque année, aux alentours du mois d’avril, en plus des livraisons mensuelles de fonctionnalités additionnelles.

Ce qu'ils ont trouvé difficile jusqu'à maintenant ? Pour Yassine, ça a été de développer la cohésion d’équipe et toutes les négociations que ça a nécessité. « Mais on y est arrivés », dit-il. « Au final, on veut tous le bien du projet. »

Pour Isabelle, le plus difficile a été, et demeure de transmettre la vision du projet. « Le projet prend de l’ampleur, et il faut s’assurer que tous les services concernés adhèrent à la vision et comprennent l’état final désiré. On tente de développer une application pour le futur, donc ça peut paraître abstrait pour ceux qui en seront utilisateurs. » Elle ajoute que c’est difficile d’être patient : la vision est claire, on sait où on veut aller et tout ce que l’application pourra apporter, mais on doit y aller une étape à la fois.

Ce qui les incite à continuer ? Du côté de Yassine, c’est définitivement l’impact que le projet aura sur l'amélioration de la circulation dans la rue et la planification des travaux. « L’impact est immense, sur des services multiples et partenaires externes, jusqu’aux citoyens. C’est vraiment motivant. »

Isabelle renchérit : « La valeur ajoutée qu’on va apporter avec le projet est importante. On aurait pu décider de garder ça simple, de minimiser les personnes impliquées, mais on y a été “all in”, on ne s’est pas limités et on a très hâte de voir le résultat, une fois que tous les volets seront déployés et connectés. Le potentiel de valeur ajoutée de la connexion entre les différents volets est énorme. »

En terminant, Isabelle a tenu à remercier la direction pour la confiance accordée au SIRR et à Yassine au niveau du projet AGIR, définitivement un élément clé dans le succès du projet. Ce dernier implique beaucoup d’adaptation pour les équipes et la participation ressources en gestion du changement tôt dans le projet permet de faciliter l’arrivée des différents volets.

Finalement, le plus important pour Isabelle et Yassine est de voir les retombées positives pour les utilisateurs, à la fois pour le volet Permis et Planification, et de savoir que ce n'est qu'un début !

Ce qu'ils retiendront ?

L’engagement de l’équipe malgré la pandémie et l’isolement, le développement de leur duo, l’implication des arrondissements et leur adhésion au volet Permis pour le succès du déploiement : autant de choses dont Isabelle et Yassine se souviendront de ce projet.

Et maintenant ?

Beaucoup d’efforts ont été mis dans le volet Planification, pour favoriser la coordination des travaux, et ils attendent avec fébrilité le déploiement de fin février. S’ils ont bien un souhait pour la suite, c’est qu’AGIR atteigne son objectif : améliorer la mobilité dans les rues et optimiser la coordination des interventions, tout en offrant de la visibilité en temps réel sur la situation actuelle et future, à toutes les parties prenantes de l’administration municipale.

En mars 2022, à l’occasion de la généralisation de l’utilisation d’AGIR Planification, retrouvez le portrait de Chang Liu, Chef d’équipe par intérim, Section de planification intégrée au Service des infrastructures du réseau routier (SIRR), qui participe activement à l’arrimage de ce volet.