STÉFANIE KOY

Ceux qui ont participé, de près ou de loin, au déploiement du volet Permis d’AGIR, connaissent fort probablement notre portrait du mois, qui a été une collaboratrice importante à ce volet, et qui y travaille encore aujourd’hui. C’est en effet le portrait de Stéfanie Koy, analyste d'affaires au Service des technologies et de l’information (STI), que nous allons dresser dans les prochains paragraphes.

Bien avant son arrivée à la Ville, Stéfanie a fait un baccalauréat en psychoéducation, puis entamé une maîtrise en orientation. N’ayant pas particulièrement apprécié ses cours, elle a ensuite choisi de faire un virage à 180 degrés, vers un baccalauréat en génie des technologies de l’information.

Ayant ainsi trouvé sa voie professionnelle, elle commença à chercher un emploi en TI tout en travaillant en parallèle au traitement des demandes de travailleurs étrangers temporaires pour le gouvernement fédéral. Elle décrocha alors son rôle actuel, à la Ville de Montréal, il y a maintenant deux ans et demi.

Depuis, elle s’est consacrée au projet AGIR, volet Permis, pour lequel elle a travaillé extrêmement fort, avec toute l’équipe TI et l’équipe projet assignée. Il est certain que le déploiement a nécessité énormément de travail en amont. Néanmoins, les défis post-déploiement se sont aussi avérés importants, et très prenants pour ces mêmes équipes.

Le rôle de Stéfanie, en collaboration avec Laetitia Chin, a été de prendre les besoins des arrondissements, de les comprendre, et d’en faire part à l’équipe projet. Une fois fait, une décision était prise par l’équipe projet, puis celle-ci était parfois challengée par Stéfanie et Laetitia, pour s’assurer que tout soit en place pour permettre aux arrondissements de faire leur travail.

Plusieurs questions

Au début de l'utilisation, soit juste après le déploiement, Stéfanie, accompagnée de plusieurs membres de l’équipe TI et de formation, ont dû répondre à une panoplie de questions. Au moment du déploiement, « cela a été un peu comme un déluge », nous dit-elle. Les questions fusaient de partout, avec des cas bien spécifiques, des situations qui étaient propres à un seul ou quelques arrondissements seulement.

Il a fallu être très réactifs et trouver des réponses rapidement, pour venir en aide aux arrondissements, qui étaient au front auprès des demandeurs.

Changement de règles d'affaires

Outre le changement de plateforme en soi, AGIR-Permis a aussi apporté beaucoup de changements au niveau des règles d’affaires qui encadrent les demandes de permis d’occupation temporaire du domaine public (POTDP). Certains arrondissements, au moment du déploiement, ont été déstabilisés par le fonctionnement d’AGIR-Permis, bien différent de DETOUR - leur ancienne plateforme - nous dit Stéfanie.

Ce qu’il faut se rappeler, c’est qu’on a délaissé DETOUR pour une raison, nous dit-elle. Les nouvelles règles d’affaires qui sont arrivées avec le volet Permis visaient justement à encadrer les demandes et émissions de POTDP, et à uniformiser les pratiques entre arrondissements. Ça été une adaptation importante pour eux, de s’habituer à gérer avec ces nouvelles règles.

Il faut aussi se rappeler que la plateforme n’a pas été livrée dans sa version finale, et que plusieurs améliorations ont été apportées, et sont encore prévues. Les équipes continuent de travailler fort pour ce faire, et visent toujours à offrir le meilleur aux utilisateurs.

Hétérogénéité des arrondissements

Un autre défi soulevé par Stéfanie, autant au niveau de la conception que de l’amélioration du volet Permis, a été l’hétérogénéité des arrondissements. Autrement dit, les arrondissements ont tous des besoins différents en termes de POTDP, qui sont reliés à leur volume de demandes, au type de demandes les plus fréquemment reçues, à leurs pratiques et méthodes de gestion, à leur organisation du travail et à leur réglementation.

«Il était difficile, voire impossible de plaire à tous dans ce contexte », souligne Stéfanie. « On a écouté les besoins de tous, mais il n’a pas été possible de tous les respecter, sachant que certains étaient diamétralement opposés. Il a fallu y aller avec la majorité et, nécessairement, ça a créé des frustrations chez certains. »

Pour Stéfanie, cet aspect a été difficile à vivre. Elle souligne qu’en tant qu’analyste d’affaires, son objectif est de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. « C’est pour ça qu’on travaille fort, c’est vraiment pour eux. Alors c’est difficile, parce qu’on devient vite la cible de ceux qui vivent certaines frustrations, lorsque leur besoin n’a pas pu être répondu. En même temps, on sait que la majorité sont contents de l’application, c’est juste que c’est rare qu’ils nous écrivent pour nous le dire. C’est plutôt quand il y a des problèmes qu’on nous contacte », ajoute-t-elle en riant.

Ce qu'elle retiendra

Quand on lui a demandé ce qu’elle retiendra de son expérience, Stéfanie a tout de suite tenu à mentionner le lien qu’elle a pu développer avec les agents techniques des arrondissements. Elle souligne qu’elle a adoré apprendre à comprendre leur réalité, et qu’elle a été impressionnée par l’étendue de leurs connaissances au niveau des POTDP, mais aussi par leur engagement dans leur travail. « Ils sont vraiment au courant de ce qui se passe dans leur arrondissement, dans les moindres détails. »

Qu'en est-il de la suite ?

Alors qu’elle travaille encore sur le volet Permis, mais plutôt à la livraison des différentes améliorations prévues ainsi que sur les tableaux de bord, Stéfanie aimerait que les arrondissements sachent que toute l’équipe travaille pour eux, mais que malgré toute la bonne volonté, il n’est pas possible de faire plaisir à chacun, parce qu’il y a une multitude de facteurs à considérer.

Elle tient aussi à souligner le travail d’équipe qui a permis de faire fonctionner le projet, dans des délais très serrés, avec un déploiement qui s’est somme toute très bien passé, malgré ses défis.

En février 2022, retrouvez le portrait d’Isabelle Béchard et de Yassine Bentaleb, respectivement Chargée de projets Affaires au Service des infrastructures du réseau routier (SIRR) et Chef de section, Projet TI, au Service des technologies de l’information (STI), deux joueurs centraux au projet AGIR, tous volets confondus.