Infolettre Août 2021
AGIR ET VOUS
Toute l’actualité sur le projet AGIR
Assistant à la Gestion des Interventions dans la Rue
Infolettre AGIR
Dans cette Infolettre mensuelle, vous retrouverez toute l’actualité condensée du projet, ainsi que les prochaines étapes à venir.
Le mot de l’équipe projet
C'est avec une grande fierté que je vous écris ces mots. Depuis le déploiement d’AGIR-Permis fin mars, les équipes travaillent fort sur la priorisation des demandes d'amélioration, ainsi que sur l'élaboration des indicateurs de suivi pour le volet Permis. De plus, il est désormais possible de consulter dans AGIR-Planification les programmations annuelles 2021 et 2022 des travaux des services centraux. Le volet Planification, en développement présentement, permettra aux requérants d'inscrire leurs interventions et aux planificateurs de préparer la programmation annuelle plus simplement et efficacement. Là encore, les équipes travaillent fort pour livrer ce volet dans les prochains mois. L'application AGIR est une nouvelle façon de partager les données et les informations, et tout cela est possible grâce à la contribution de chacun. Je tiens à vous remercier pour votre implication et votre intérêt ! Restez à l’affût des prochains développements !
Catherine Tcherneva, Cheffe de division AGIR par intérim, SIRR
AGIR en chiffres
La nouvelle solution applicative AGIR touche un grand nombre de services de la Ville avec ses six (6) volets, d’où sa complexité. Étant donné l’envergure du projet, le déploiement des différents volets se déroule en plusieurs phases, une étape à la fois.
Chaque mois, vous trouverez dans cette section les plus récents chiffres sur le projet AGIR, vous permettant ainsi de suivre son évolution.
Jusqu’à maintenant, le projet AGIR c’est :
1010 utilisateurs pour le volet Permis
1791 comptes organisations créés
30 703 demandes de permis reçues
339 utilisateurs pour le volet Planification
Dernièrement
Cette section est consacrée aux dernières activités et à la nouvelle documentation mise en ligne sur le site de la Communauté AGIR sur le sujet.
Volet Permis
Séance d’information sur la facturation : Le 8 juillet dernier, plus de 30 participants ont assisté à cette rencontre à destination des relais du changement et des équipes de finance en arrondissements.
L’objectif était d’y rappeler les bonnes pratiques concernant la facturation dans AGIR-Permis.
Vous n’avez pas pu y assister ? Vous y étiez et aimeriez vous rafraîchir la mémoire ? Consultez le support de présentation de la rencontre.
Pour toute autre question sur la facturation d’AGIR-Permis, n’hésitez pas à vous référer à l’aide-mémoire sur la gestion de la facturation.
Ateliers sur les indicateurs de suivi : Les 6 et 12 juillet derniers, deux ateliers de travail ont été organisés afin de définir les futurs tableaux de bord et indicateurs de suivi AGIR-Permis pour les arrondissements.
À tous ceux qui ont participé aux ateliers et qui attendent impatiemment la livraison de ces indicateurs : nous reviendrons vers vous dès qu’une première version sera disponible !
Volet Planification
Programmation 2022 : La programmation annuelle des projets intégrés est disponible en consultation pour l’année 2022, via le volet Planification d’AGIR.
Volet Planification & Volet Permis
Quand le volet Planification parle au volet Permis !
C’est à travers les axes de mobilité que l’on arrive, pour la première fois, à créer un lien entre les volets Planification et Permis de la plateforme AGIR, assurant ainsi une continuité entre les deux étapes.
Plus spécifiquement, un axe de mobilité est une rue artérielle identifiée pour contourner les chantiers majeurs et pour maintenir la mobilité. Ces axes sont maintenant disponibles et clairement identifiables pour l’analyse des demandes d’occupation temporaire du domaine public, ce qui permet de limiter les demandes de permis aux travaux des promoteurs immobiliers avec des exigences accrues, ou aux travaux ponctuels nécessitant une entrave mineure, permettant ultimement de maintenir la mobilité.
Ce lien est un premier pas permettant de minimiser les impacts des travaux pour le citoyen et de partager le travail de chacun jusque dans la rue !
Nouveautés
Cette section traite des nouveautés au niveau du support utilisateurs et des développements de la solution applicative.
Volet Permis
De nouvelles fonctionnalités dans AGIR-Permis depuis le 12 juillet !
Depuis le 12 juillet dernier, les quatre nouvelles fonctionnalités listées ci-dessous sont disponibles dans AGIR-Permis :
Ajout d’une section Facturation dans le PDF du permis > Tous les détails ici.
Possibilité d’affichage et de recherche par numéro de permis de l’Agence de Mobilité Durable > Voyez la marche à suivre ici.
Ajout du nom légal et de l'adresse de facturation sur le PDF du permis > Cliquez ici pour voir comment trouver le nom légal d’une entreprise.
Changement de l'étampe « Permis annulé » pour « Permis révisé » lorsque l’annulation résulte d’une modification de permis > Cliquez ici pour plus de détails.
Pour toute question sur l’utilisation de la nouvelle solution applicative, consultez la page Nous contacter, afin de savoir à qui vous référer.
Portrait
Chaque mois, le portrait d’une personne ayant été impliquée dans le projet AGIR sera dressé dans cette section, afin de mettre en lumière différentes perspectives et défis vécus par les parties prenantes du projet.
Ce mois-ci, c’est Valérie Legris, agente technique principale et relais du changement à Rosemont-La-Petite-Patrie qui nous a généreusement fait part de son expérience depuis le lancement du projet AGIR-Permis.
Portrait d’une partie de l’équipe circulation de l'arrondissement Rosemont-La-Petite-Patrie
« Ça été tout un défi d’anticiper réellement l’arrivée d’AGIR-Permis : Tant qu’on ne le vit pas, c’est difficile d’agir et de prévoir ce qui pourrait arriver, les enjeux à anticiper. On fait ce qu’on peut pour prévenir, mais c’est certain qu’il y a toujours des adaptations à faire, une fois le changement venu. »
- Valérie Legris, Rosemont La Petite Patrie
Retrouvez le portrait complet de Valérie Legris en cliquant ici.
Pour le prochain portrait, nous avons demandé à Valérie de lancer le défi à une autre personne ayant participé au projet AGIR-Permis.
Au mois de septembre, vous pourrez donc en savoir plus sur l’expérience de Marie-Pierre Robidoux, inspectrice en circulation et stationnement à l’arrondissement de Mercier-Hochelaga-Maisonneuve.
La bonne pratique du mois
Volet Permis
« Comme les tableaux de bord et indicateurs de suivi AGIR-Permis ne sont pas encore prêts, nous nous sommes dotés dans l’équipe d’un fichier Excel partagé entre tous les agents. Ce fichier contient un tableau qui nous permet de suivre le nombre de demandes traitées par l’arrondissement, mais par chaque agent technique. Ultimement, il nous aide à gérer la charge et le volume de permis, mais aussi à obtenir quelques statistiques, en attendant l’arrivée des tableaux de bord. »
- Stéphanie Pichette, Outremont
Pour plus de détails sur le contenu du fichier partagé, ou pour plus de bonnes pratiques en lien avec AGIR-Permis, cliquez ici.
À venir
Vous retrouverez ici les prochains jalons d’AGIR.
Volet Permis
Première version des indicateurs de suivi AGIR : À venir à l’automne prochain !
Séance de formation sur la facturation AGIR-Permis : Cette séance vise à accompagner les arrondissements dans la compréhension des règles de facturation d’AGIR-Permis et des factures générées, afin qu’ils soient mieux outillés pour l’expliquer à leur tour aux demandeurs. En parallèle, afin de diminuer les questions des demandeurs à cet effet, une nouvelle page montreal.ca sur la modification et l’annulation d’une demande de permis a été créée et est disponible juste ici.