CHANG LIU

J’ai commencé à travailler pour la ville en 2013. À ce moment j’étais dans l’arrondissement Sud-Ouest et je travaillais dans le département de génie civil. Je travaillais à la coordination des projets avec les services centraux pour Turcot. Deux ans plus tard, j’ai rejoint le bureau d’intégration et coordination, aussi appelé le BIC. Le BIC est ensuite devenu la division AGIR et je m’occupe maintenant de tous les secteurs névralgiques dans l’équipe AGIR.

Dans les faits, je participe activement à l'arrimage du déploiement d'AGIR Planification avec l'équipe de la Section de planification intégrée, mais je n'appartiens pas à l'équipe projet.

J’ai commencé par compléter une maîtrise en génie civil en France, puis j’ai eu l’opportunité de travailler là-bas dans l’industrie de la construction. J’ai ensuite pris la décision d’immigrer au Canada et de compléter un diplôme en génie civil à Polytechnique. J’ai pu avoir mon permis d'ingénieur civil, ce qui m’a donné la chance de travailler comme ingénieur de chantier pour un projet du Ministère via une entreprise privée en génie civil. Après cette expérience, j’ai rejoint l’équipe de la Ville de Montréal.

Je pense que je suis quelqu’un de curieux de nature et j’ai toujours été fasciné par les manières de faire les choses, comprendre le « comment ». Dans mon parcours académique, j’ai pu prendre des cours en m’intéressant au génie informatique et au génie mécanique, mais finalement j’ai décidé de m’orienter vers le génie civil car c’est ce qui m’intéressait le plus.

En tant que membre de l’équipe de la section, mes tâches tournent aussi autour de la validation des différents dossiers pour la programmation annuelle, participer à des rencontres avec requérants, à des rencontres avec les équipes pour obtenir les informations et faire des suivis, répondre aux questions de la direction, etc. Chaque journée est différente.

J’ai commencé en 2015 avec AGIR. Depuis que j’ai rejoint le BIC, le projet AGIR en était déjà à ses premiers balbutiements. Au début, j’ai collaboré à identifier les besoins des requérants, leurs processus et la manière dont ils seraient géré via une solution informatique. La principale préoccupation était de savoir comment s'adapter avec des nouvelles façons de faire et des nouveaux logiciels. Au début, on s’est intéressé aux manières de faire d’autres grandes villes Canadiennes, comme Toronto et Vancouver. On voulait savoir de quelle manière ils s'organisent avec leurs logiciels.

Dans le projet AGIR, mon rôle est d'identifier les besoins, trouver les meilleures façons de faire transiter les informations pendant la transition. Je dois aussi procéder à l'identification des besoins d'affaires pour l’équipe de la Section de Planification intégrée, participer aux démos de systèmes, faire les suivis, etc. Jusqu’à tout récemment, quand le temps le permet, je dois aussi effectuer des analyses fonctionnelles de bases, pour aider l’équipe projet.

Sur un plan plus personnel, quels ont été les plus gros défis auxquels vous avez eu à faire face en lien avec ce projet ?

Le plus gros défi est de trouver le consensus pour arriver à des façons de faire communes entre les différentes unités de service. Chaque unité a ses particularités et il faut réussir à arrimer tout ça ensemble. AGIR sert à améliorer les communications et processus entre les services, qui sont comme une chaîne de production. Les gens sont conscients qu'il travaillent en silo et doivent se questionner sur les gestes à poser pour améliorer la fluidité entre les processus.

L’important pour moi est d’être à l'écoute pour comprendre les besoins de chaque unité de service. C'est la première étape. Si on ne sait ce qu'ils font, on ne peut connaître les enjeux, et tout ça prend du temps. Pour surmonter ces défis, j'ai donc dû adapter mes heures de travail afin de répondre aux besoins de chacun. Cela a généré de nombreuses rencontres, surtout lors des dernières semaines, mais j’estime que c’était vraiment nécessaire afin de s'assurer que toutes les parties prenantes soient entendues.

Dans mon cas, la pandémie a eu un impact positif sur les façons de faire. Je trouve qu'on communique plus facilement via des rencontres virtuelles parce que les gens sont plus facilement disponibles. On s'affranchit des enjeux logistiques reliés à la disponibilité des salles. Avant la pandémie, on se retrouvait à faire des rencontres de 30-40 personnes, ce qui est un vrai casse-tête. On devait littéralement déplacer des chaises d'une salle à l'autre pour asseoir tout le monde autour de la table. C'est juste un exemple pour parler des nombreuses pertes de temps liés à la logistique, sans parler du déplacement. Quand je devais me déplacer dans un arrondissement, c'est presque ma journée qui y passait !

D’une part, le projet permet d’amener des changements concrets. J’apprécie aussi l'ouverture des gens vers l'amélioration continue dans leurs façons de faire. J'aime le fait que le projet AGIR crée des améliorations au niveau de la routine des gens. Avec AGIR, on amène des outils qui facilitent leur travail. Mon défi pour mon équipe, c’est de donner envie à chacun de passer à travers ces changements pour le volet planification.

Il y a peu de grands changements dans le domaine du génie civil. On ne change pas les habitudes des gens. Avec AGIR, on vient vraiment changer les façons de faire, jusqu’à leur façon de penser dans le cadre de leur travail. La beauté des projets informatiques est d'optimiser les façons de faire pour plus de productivité, et ainsi offrir plus de temps pour les tâches à valeur ajoutée. On doit éviter de faire un copier-coller qui transpose les vieux processus, mais vraiment se concentrer sur l’optimisation de nos processus avec les nouveaux outils.

Surtout faciliter la communication et l'échange des informations entre les différentes unités et services. Ces unités travaillent en silos et utilisent déjà leurs logiciels maison chacun de leur côté, mais AGIR viendra faciliter la communication entre elles, via des outils transversaux. Un seul outil de partage d’information pour tout le monde.

Mon souhait serait que tout le monde qui travaille à la Ville dans les domaines du bâtiment, des infrastructures, de la gestion des actifs, des immeubles, des parcs, du génie civil, etc. utilisent tous AGIR. On va avoir un seul langage et une plateforme d'échange commune pour réunir tout le monde ensemble !

On a la chance d'avoir une belle ville et il y a vraiment beaucoup d'avantages et de potentiel avec la nouvelle plateforme AGIR. Soyez ouverts, créatifs et proactifs pour qu'on réussisse à améliorer nos façons de faire. Il faut garder notre ouverture aux changements !