STÉPHANIE RACINE & PAULINE PRÉVI

Stéphanie Racine et Pauline Prévi sont consultantes en gestion du changement sur le projet AGIR.

Stéphanie

J’ai fait un baccalauréat en psychologie mais je me suis rapidement rendue compte que je préférais le travail d’équipe et être en mode solution. Pour capitaliser sur mes notions en psychologie, j’ai fait une maîtrise en développement organisationnel. J’ai ensuite fait un projet supervisé sur une fusion entre deux organisations tout en travaillant en recrutement. Je suis ensuite atterri chez Sia Partners comme consultante, ce qui m’a permis de faire des mandats en amélioration des processus, amélioration continue, diversité et inclusions, etc. Toujours avec une portion gestion du changement.

Faisant partie d’une firme de consultation, j’ai pu me développer rapidement dans mon rôle-conseil grâce à l’apport des autres consultants à l'interne.

Pauline

Pour ma part, je suis diplômée en ingénierie et en commerce. Je me suis ensuite rapidement dirigé vers le conseil, à titre de généraliste, comme c’est généralement le cas en France. J’ai commencé par travailler dans de grosses firmes mais le côté “grosse boite” ne me convenait pas trop, ce qui m’a incité à travailler pour la SNCF (Société Nationale des Chemins de Fer, en France) durant trois ans. Étant passionnée par le ferroviaire, j’ai adoré mon expérience.

J’ai ensuite voulu élargir mes horizons et je suis partie pour le Canada, ou j’ai rapidement rejoint l’équipe de Sia Partners.

Stéphanie

Un des enjeux était le fait que le projet roulait déjà lorsque j’ai rejoint l’équipe. Il fallait donc s’adapter rapidement!

Aussi, il faut savoir que les arrondissements ont un quotidien particulier et une réalité très opérationnelle qu’on doit comprendre. Il fallait aussi être en mesure de comprendre au minimum les aspects techniques de la solution afin de pouvoir comprendre leur réalité et leurs enjeux, et ainsi les accompagner dans le changement, sans être des experts. Le rôle du gestionnaire de changement est d’être en mesure de les accompagner et leur amener des réponses, sans quoi on n’est qu’une courroie de transmission et on perd plus de temps à relayer l’information.

Pauline

Un des aspects intéressants était aussi qu’il a fallu aller plus loin que la gestion du changement, afin de mieux accompagner les équipes. Par exemple, nous avons eu la chance de participer à la prise de besoin pour les tableaux de bord. Autrement dit, bien que notre rôle principal était relatif à la gestion du changement, nous avons eu la chance de toucher à d’autres aspects du projet.

Un des enjeux était probablement la grande différence entre les volets. Il fallait bien cerner le périmètre pour chaque volet, qui a ses propres différences, contraintes et parties prenantes. Il fallait à chaque fois bien cerner les problématiques et les gens concernés.

Stéphanie

L’important pour la gestion du changement est de comprendre que si on ne considère pas l’aspect humain dans le cadre d’un projet, on risque de passer à côté du plus important. En soi, l’implantation d’un nouveau logiciel ne garantit pas une amélioration de la performance ; la gestion du changement est primordiale pour favoriser la bonne utilisation de cette nouvelle plateforme et l’adhésion à la solution. Au final, ce sont toujours les gens qui vont devoir s’adapter, et c’est souvent la partie la plus complexe.

Pauline

Quand j’explique mon rôle en gestion du changement, je dis que j’aide les entreprises à trouver des solutions à des problèmes, puis à mettre en place ces solutions.

Stéphanie

Pour AGIR, on pouvait avoir plusieurs personnes aux rencontres sans avoir d’enjeu de coordination avec les salles et les déplacements grâce au télétravail, ce qui facilitait les choses.

Je dirais par contre qu’on a perdu quelque chose socialement. Le fait d’être en télétravail nous a fait perdre un peu le momentum. Les rencontres en présentiel avaient, à mon avis, un plus grand potentiel de créer de l’engouement et de l’engagement chez les participants. Aussi, lorsqu’on en arrive à l'étape de la célébration ou reconnaissance des efforts, il faut dire que l'ambiance est moins festive lorsque l’on est chacun derrière son écran.

Physiquement, on ne peut pas nier que la pandémie a créé une certaine sédentarité!

Pauline

Le télétravail a été démocratisé donc on évite des transports inutiles. Attention, côté condition physique, on marche moins donc on peut prendre du poids!

Avant, on avait vraiment plus de temps sans réunion et j’ai l’impression que les réunions étaient plus efficaces et qu’on perdait moins de temps. On est encore en apprentissage avec la gestion du temps mais on a déjà fait beaucoup de progrès.

Stéphanie

Ce qui m'a le plus “aidée”, a été de planifier mes journées, et de diviser mes tâches pour faire en sorte de changer toutes les 45-50 minutes. Ça m'a aidée beaucoup niveau concentration.

Ne pas oublier l'importance de prendre des nouvelles de chacun quand on est loin. J'aime bien prendre 5 minutes pour voir comment tout le monde va en début de rencontre.

Pauline

Ne pas négliger sa pause midi et essayer de réserver en avance des créneaux de travail sur lesquels ne pas ajouter de réunions, sinon on se retrouve vite avec toute la production à réaliser à la fin de la journée !

Stéphanie

Tout d’abord, l’impact. C'est un projet avec un impact concret. Étant moi-même citoyenne de la Ville de Montréal, c'est hyper plaisant de pouvoir participer à un projet comme AGIR, qui vise vraiment à améliorer la qualité de vie des citoyens. Quand on parle de diminuer les cônes oranges dans les rues de Montréal (objectif auquel AGIR viendra contribuer), ça interpelle tout de suite les gens!

L'équipe : On a eu la chance de collaborer avec des personnes hyper enthousiastes, compétentes, et qui avaient sincèrement envie que ça fonctionne. Mention toute spéciale à Isabelle Béchard, chargée de projet AGIR, qui mène le projet d'une main de maître depuis plusieurs années déjà. Son ouverture et sa sensibilité à la gestion du changement ont été très appréciés dans notre collaboration, ç'a été un immense plaisir de travailler à ses côtés. Sans oublier les équipes d'affaires et de TI, avec qui nous avons travaillé de près, ainsi que les arrondissements et les différents services touchés par le projet.

Pauline

Projet polyvalent avec une portée très large qui touche une large palette de parties prenantes, du citoyen aux RTU en passant par les employés en arrondissements. Cela permet de comprendre rapidement comment la Ville fonctionne et de s'adresser à une multitude d'acteurs. Il y a une grande variété de sujets à adresser, on ne s'ennuie jamais !

Travailler avec Isabelle, qui est très à l'écoute de nos suggestions et vraiment impliquée dans le projet. C'est toujours un plaisir de collaborer avec des personnes qui ont vraiment à cœur la réussite et le rayonnement du projet.

Quand êtes-vous arrivées sur AGIR et comment le projet se différencie-t-il des autres projets auxquels vous avez contribué auparavant ? En termes de défis ?

Stéphanie

Je suis arrivée en novembre 2020. Pour moi, le projet AGIR se différencie par l'ampleur des parties prenantes touchées, et leurs besoins qui sont tous différents. On peut penser au volet Permis, qui touche les 19 arrondissements, qui ont tous leurs particularités et leurs besoins spécifiques, en plus d'avoir un impact sur les équipes de finances, sur les services internes, sur les demandeurs de permis citoyens et corporatifs, et même ultimement, sur les citoyens.

Pauline

Pour ma part, je suis arrivée en mai 2021 et il s'agit de mon premier projet au Québec, c'était donc un énorme défi que d'arriver dans un environnement déjà lancé et reprendre la place de quelqu'un alors que l'on ne connaît ni la Ville ni le contexte professionnel dans lequel on va évoluer. De plus, en France on a l'habitude de dire les choses de manière directe, parfois même trop, ici il s'agit plutôt de lire entre les lignes pour savoir si on part dans la bonne direction, un sacré défi !

Stéphanie

Définitivement, la centralisation de l'information, qui permettra à tous d'obtenir l'information rapidement et en temps réel !

Pauline

AGIR va permettre de briser les silos existants au sein de la Ville, il l'a déjà fait avec le déploiement de Permis et en ce moment avec le volet Planification qui a créé des nouveaux liens entre requérants, équipe AGIR et exécutants. De plus, AGIR sera à terme un outil qui centralisera une base de données très riche pour informer les citoyens et mieux planifier les travaux.

Stéphanie

Que toutes les parties prenantes partagent la vision d'AGIR à termes. AGIR se construit morceau par morceau (volet par volet), et bien que des avantages découlent de chaque déploiement, la valeur ajoutée sera encore plus importante une fois tous les volets déployés !

Pauline

La réussite du projet bien sûr ! Et cela passe par le maintien de la gestion du changement au cœur de cette fabuleuse équipe projet.

Stéphanie

Merci à tous ceux dont nous avons croisé le chemin à la Ville, pour votre engagement et votre enthousiasme. Merci de participer au projet comme vous le faites ; c'est grâce à chacun de vous que le projet se poursuit et se concrétise !

Pauline

Merci à toutes et à tous pour cette aventure, à bientôt j'espère :)